manual de evento

Centro de producción transformación agroindustrial
de la Orinoquia


Aprendices: Edwar Osiris Rodríguez
Edgar Méndez Rivas
Liborio Casalta
Oswaldo Galindo

Profesora: Isabel Sanches









Manual de eventos empresariales

1). Denominación del acto: Eventos culturales sikuani
2). Fijación de fecha y hora: 14/ de agosto/2009 a las 8:00 am a 10:00 am
3). Petición de sala: Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente.
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.
4). EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES: Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.
5). Envío de invitaciones: Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).
Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.
6). Parte de mantenimiento: Se solicitará al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.).
7). Colaboraciones: Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.
. Presencia del director o autoridad competente:
a). Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación
Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir
Si la invitación se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretaría para que conste en su agenda (es imprescindible).
b). Asistencia de autoridades: Cuando en los actas a celebrar esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberían ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.
c).Día del acto: Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irán a recoger al rector a su despacho para acompañarle hasta el salón donde se vaya a celebrar.
El rector o persona en quien delegue deberá tener en la mesa presidencial un guión del desarrollo del acto, y de los momentos en los que habrá de intervenir
9). Oficina de comunicación: Si se desea dar difusión al acontecimiento que se va a celebrar, deberá ponerse en contacto con la Oficina de Comunicación por lo menos una semana antes
10). Servicio de jardinería: Se aconseja poner en conocimiento del servicio de jardinería, el acontecimiento que se va a celebrar y si se van a hacer recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado.
11). Contratación de taller o imagen: Si se desea la grabación del acto y/o fotos del mismo, se pueden obtener contratando los servicios del Taller de Imagen.

Buenas tardes Edwar, esta informaciòn es buena pero no tiene nada que ver con un Manual de Funciones, por favor enfoquese en la tematica.

Gracias