PLANIFICACION DE UN EVENTO

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PLANIFICACION DE UN EVENTO

Mensaje  Edgar Reidan Mendez Rivas el Lun Ago 17, 2009 11:08 am

[i]PLANIFICACION DE UN EVENTO



¿Por qué organizar un evento?

Antes de realizar un evento ya sea cultural, social, religioso entre otros.
Es necesario analizar, si el evento a realizar está importante para la población o la organización, y la forma más rápida y fácil para transmitir mensaje de manera eficiente es enviando folletos promocionales, usar medios de comunicación, publicar en pancartas entre otros.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN

Siguiendo el paso a seguir, en la organización de un evento, si la decisión esta tomada para contratar un experto o trabajar individualmente.

Pero si escoge la primera opción, en contratación de un experto y practico en desarrollo de eventos, cualquier cosa que sea elegida es satisfactoria siempre que la organización este familiarizado con la tarea, de lo contrario tendrás que asumir tu mismo la tarea de montar un evento.

Cuando contratas un experto, es muy recomendable contar con veedor para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en los extranjeros.

Si trabaja con sus propios recursos o recursos prestados tiene que organizar un grupo que usted pueda confiar y que ellos sean flexibles, responsables y que estén acostumbrados a trabajar en equipo.
Las personas deben ser seleccionadas por un coordinador de nombramiento que sepa en cuanto comportamiento del individuo.

SELECCIONADO

Antes de organizar un evento hay barias cuestiones entre si por ejemplo:
El formato, los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones de golf, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable.


PUBLICOS BENEFICIARIO Y ASISTENCIAS PREVISTAS

Debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación cuales van a ser el formato y la duración del evento, además, deben saber quienes van a asistir y cual es numero previsto de asistentes.
Si no esta completamente seguro del público o numero de persona a quien te vas a dirigir, esto suele ser una pesadilla, esto quiere decir que falta de organización y control en la realización de un evento.
En caso de las actividades lúdicas como, cursos, reuniones, viajes de incentivos, en estos eventos no genera problemas algunos.

En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

PRESUPUESTO

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercialización, venta de productos, etc.

PROGRAMACION

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.


DESTINO Y LUGAR DE CELEBRACION


Tanto para la presupuestación como para otras consideraciones, debes tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento.
Es posible que esta la tome la dirección general o el patrocinador que puede ser en un hotel, o en lugares muy cómodos para el desarrollo del un evento, hay que conocer los gustos de los invitados o participantes y aceptar cualquier el
Comunicado de individuaos de cualquier recomendación.


ETAPAS DE UN EVENTO


Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento son:
• Planeación de un Evento
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia.Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar
• Pre - Evento
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.
• Durante el Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
• Post - Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados


MUCHAS GRACIAS... Laughing santa

Edgar Reidan Mendez Rivas

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revison

Mensaje  Admin el Jue Ago 20, 2009 3:53 pm

Buenas tardes Edgar mejorò en sus aportes study rendeer

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