continuidad evento deportivo

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continuidad evento deportivo

Mensaje  teresitadejesusmejia el Jue Ago 06, 2009 11:45 am

El Control es el establecimiento de las formas que permiten evaluar los resultados comparando los obtenidos con los propuestos a fin de concluir si la actividad es positiva por haber alcanzado los resultados esperados, si ha superado esta expectativa o si por el contrario los resultados han sido precarios. A partir de lo cual se debe analizar y hacer propuestas que fortalezcan las actividades o las modifiquen para lograr mejores resultados. Comprende la etapas de implementación de las normas de control, pues sin ellas no habría forma de evaluar, ni manera de establecer comparaciones. La operación de los controles que debe ser efectuada por los técnicos profesionales y establecer los cuadros comparativos que se originan en la práctica realizada. Con estos resultados procesados de debe efectuar la interpretación correspondiente que generará la continuidad del proceso administrativo.
La administración no es un proceso estático, congelado en el tiempo y en el espacio. La administración tiene un carácter permanente y sostenible. Es decir que cuando se ha realizado la fase mecánica, no quiere decir que el organismo social formado ya ha sido formado y

es inalterable. Por el contrario, al llevar a la práctica lo previsto en la forma que se planeó y con la organización diseñada; tenemos la oportunidad de apreciar en la realidad misma si todo da los resultados que hemos concebido y esperamos. Pudiera ser que en la acción misma por factores que no se previeron o por circunstancias que no fueron consideradas, la situación planteada en el inicio no se dé en nuestra realidad; así como aspectos y procedimientos que no habíamos propuesto como favorables por determinadas circunstancias, terminaron siéndolo en la realidad.

La fase dinámica es en la que confrontamos nuestros esquemas teóricos con las acciones prácticas y la aplicación de los procedimientos y el funcionamiento de las estructuraciones que hemos generado para alcanzar las metas que nos hemos propuesto. En consecuencia la relación funcional entre las fases mecánica y dinámica es permanente. Durante todo el proceso administrativo debe revisarse la previsión en contraste con la evaluación que se desprende de los análisis y conclusiones de los controles que se efectúan.

Es un error grave pensar que como ya establecimos en nuestro proyecto nuestros planes y programas, estos se convierten en inamovibles. Si bien es cierto que todo nuestro accionar está sujeto a lo planeado y organizado en concordancia con lo previsto y que no debemos modificar lo planificado; tampoco estos son preceptos o leyes que no nos permitan modificaciones.

Pero estas modificaciones deben ser producto de las conclusiones de la evaluación efectuada y acordada y aprobado por el nivel de dirección que tiene a su cargo la toma de decisiones.

La administración y sus elementos y etapas son los medios de un organismo social para realizar sus fines y alcanzar sus metas. Están a su servicio. No son una imposición, ni una norma inflexible que termine por asfixiar al órgano.

La Planificación sirve para establecer la secuencia de las actividades, tareas y acciones que debemos realizar para determinar los principios, los tiempos, las responsabilidades; estableciendo el orden y los procedimientos que se seguirán.

Para planificar adecuadamente debemos tener en cuenta los principios siguientes:

 Precisión.
 Flexibilidad.
 Unidad.

La Precisión requiere que los planes sean detallados. Un plan no puede ser vago ni genérico porque sirve para diseñar tareas concretas y específicas. Si bien es cierto que siempre habrá detalles que pasaremos por alto o no preveremos, éstos deben ser los menos posibles si nos abocamos a un trabajo serio y pormenorizado. Lo que hace necesario que sepamos con claridad lo que nos proponemos hacer.

La Flexibilidad es el principio en el que se basa la capacidad de cambiar lo que se ha planificado cuando se presenta necesario hacerlo y no se queda uno aprisionado en los términos que se planearon, sólo por la razón que así se planeó y ya nada se puede hacer. Por tanto, aún cuando pareciera contradictorio, si bien se debe precisar todos los detalles, es decir casi cinematográficamente; no debemos negarnos a cambiar lo que sea necesario hacerlo.

La Unidad significa que todo lo planificado debe estar inmerso en un plan general para todo el organismo. Lo que significa que cada una de las partes que lo integran deben tener sus propios planes concretos y precisos, los que deben estar coordinados y concordados con el plan general.

Las reglas de la planificación consideran:

 Políticas.
 Procedimientos.
 Programas.
 Presupuestos.

Las políticas son los lineamientos de acción que señalan los criterios de orientación que deberán aplicarse por los jefes o responsables, que son los encargados de implementarlas en el espacio de decisión que les corresponde. No deben confundirse con las normas o reglas que determinan taxativamente las disposiciones concretas. Estas también dejan un espacio de aplicación al responsable, pero en el sentido de cuándo se aplican o no, mientras que las políticas son indicadores que orientan el criterio.

Los procedimientos responden a planes que señalan las secuencias de acción que se realizan en determinadas acciones o tareas y que son comunes a diferentes unidades o departamentos de la entidad. Los procedimientos deben registrarse por escrito en documentos o manuales para fijar los diferentes pasos que integran el proceso. También se registran las gráficas de proceso, los flujos y la distribución de los cargos y responsabilidades.

Los programas son planes, generales y específicos, que señalan el tiempo requerido para cada actividad, tarea o acción. Consolidan las actividades por rubros, señalan los límites de inicio y término y el responsable de su ejecución. Utilizan los cuadros de Gantt o cronogramas.

Los Presupuestos son programas de gasto. Se conocen como presupuestos no financieros y financieros. Los no financieros consisten en el listado de todos los requerimientos para una actividad, agrupados por rubros, pero sin ninguna valoración económica. Los presupuestos financieros son los que cuantifican los costos de los requerimientos, los agrupan por partidas específicas de acuerdo al objeto del gasto; las mismas que se agrupan en partidas genéricas que agrupan en honorarios, bienes y servicios entre las principales.

Henry Gantt fue un estudioso de las ciencias administrativas que inventó una forma gráfica para presentar las actividades o tareas y los tiempos de su realización. Al ser graficas de tiempos se denominan cronogramas, pero fueron denominados con su nombre por ser el inventor. Cabe destacar que fueron inventadas a comienzos del siglo pasado y se consideraron como instrumentos revolucionarios en su época. Actualmente, aún cuando hay nuevos instrumentos, siguen siendo usados normalmente.

Por la década de los 60, en el siglo pasado, Wilard Fazard inventó un cronograma con el sistema de Métodos de Evaluación de Trayectorias en Redes de Actividades (METRA) para la marina norteamericana. Se trataba de la construcción del proyectil Polaris, proyecto de la defensa de estados Unidos. Como sabemos en ese país no existe la industria estatal y el proyectil Polaria debía ser construido por la industria privada. Aún cuando existen medidas de seguridad y de patriotismo de los industriales, había que implementar un sistema de construcción fraccionada con varios proveedores. Por esta razón había que planear las tareas que debían realizar centros diferentes y separados, pero que cuyos resultados debían coincidir en el tiempo y en los resultados. Así surgió el PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique: Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas)

Para dar inicio a la Planificación debe hacerse una lluvia de ideas sobre las actividades, tareas y acciones que es necesario ejecutar para realizar el plan. La actividad agrupa las tareas, es decir la actividad es la unidad a partir de la cual se programa la planeación. Esta compuesta por tareas que son el resultado de seccionar el proceso de la actividad. Cada tarea se realiza con acciones que son los pasos que se deben realizar en la ejecución de cada tarea.

El instrumento para presentar el planeamiento es el cronograma, que viene a ser la graficación del programa de actividades medido con unidades de tiempo. Las mismas que pueden ser anuales, semestrales, trimestrales, mensuales, semanales, diarias e incluso hasta por horas. Normalmente cuando se acerca la actividad a el período principal de actividades se programa con tiempos mas detallados.

Cronograma anual para programar en el lapso del año que actividades y tareas deben realizarse en cada mes del período de trabajo en el lapso de un año. La actividad puede cubrir todo el calendario anual o parcialmente los meses que dura el desarrollo de la actividad. A partir de esta programación se detalla lo que corresponde a cada mes, pudiendo agruparse en forma semestral y trimestral.

Cada mes se puede programar semanalmente o por día según sea necesaria la precisión para tener un control más pormenorizado. Cada semana se puede programar por los siete días que la componen. Cuando se hace necesario llevar un control más específico cada día se programara con un cronograma por horas, ya que las tareas y acciones se registran como en una agenda para controlar y tener presente lo que debe ejecutarse a lo largo del día.

El PERT ( Program Evaluation and Rewiew Technique: Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) es otro instrumento, como hemos señalado, para controlar y evaluar la duración de proyectos.

Los pasos que deben considerarse son:

 Elaborar la lista de actividades.
 Determinar el orden de su ejecución.
 Trazar la red del proyecto.

Elaborar la lista de actividades.
Se debe fijar la lista de todos los pasos que abarcan la ejecución del proyecto, sin considerar el orden en el que se señalen. Para lo cual la persona encargada de esta acción debe conocer todos los detalles y aspectos que el proyecto requiere y deben ser controlados. Se considera actividad a todo tipo de trabajo, ya sea administrativo, manual, intelectual u operativo que requiere emplear un tiempo determinado y que además representa un costo específico. Las actividades se representan por una flecha:


Determinar el orden de su ejecución.
Se debe establecer el orden de realización que las actividades tienen entre sí; es decir cual es primero y cual le sigue en el tiempo. De esta forma establecemos una relación entre las actividades con el sentido de prerrequisito. Es decir que algunas actividades necesitan que otra se ejecute previamente para realizar la siguiente, si no es imposible realizar la subsiguiente. Por ejemplo, imprimir los carnés de juego es un prerrequisito de elaborar los carnés de los jugadores. Si no se tuviese el control adecuado, podría suceder que nos olvidemos de imprimir los carnés y estemos esperando la fecha establecida para llenarlo. Lo que sucederá que tendremos dispuestas a las personas que van a ejecutar la actividad programada y esta no se puede realizar porque no existen materialmente los referidos carnés. Existen otras actividades que tienen carácter de simultaneidad y por tanto no


condicionan la realización de otras actividades. Un sistema para esta elaboración es consignar en fichas las actividades con el número de días que requiere para su ejecución y el responsable de realizarla. De esta manera es fácil establecer el orden de su ejecución e incluso hacer las modificaciones que fueran necesarias o que vayamos determinando para una ejecución exitosa del proyecto. Las fichas pueden prepararse así:

Al establecer el orden de las actividades utilizando las fichas deberá prepararse el listado de las actividades de la manera siguiente:

Nº A C T I V I D A D DÍAS RESPONS

1 – 2 Elaboración del proyecto 10 C. Torres
2 – 3 Elaboración Bases Generales 15 C. Torres
2 – 5 Diseño de fichas y carnés 8 E. Barreto
3 – 4 Inscripciones 20 L.salasar
4 – 6 Capacitación 8 L. García
5 – 4 Acondic. Campos deportivos 12 R. Suárez
5 – 6 Coordinac. Árbitros y P. Mesa 5 L. Salazar
6 – 7 Preparación ceremonia inaug. 15 N. Rejas
5 - 7 Difusión 15 O. Salcedo
6 - 8 Inauguración 1 R. Suárez
8 – 9 Competencias 20 A. Salas
7 – 9 Preparación de premios 7 E. Barreto
9 – 10 Clausura 1 A. Salas
10 –11 Elaboración del informe final 10 C. Torres



Trazar la red del proyecto
La red es la gráfica que se forma con flechas que representan a las actividades y por círculos que se denominan eventos. Se unen indicando la relación cronológica y de continuidad secuencial. Los eventos son puntos que identifican en el tiempo los sucesos que han acontecido o se originan.

Es necesario tener en cuenta que:

 Las actividades en la gráfica tienen un evento por punto de origen y otro que es punto de término.


 Los eventos se numeran siguiendo el orden de las actividades que delimitan


 Las actividades se identifican con los números de los eventos en los que comienzan y terminan. Por ejemplo la actividad 6-9 comienza con el evento 6 y termina con el evento 9.

 Las flechas pueden trazarse en forma ascendente, descendente, pero orientadas de izquierda a derecha. EL proyecto se grafica en un sentido de desarrollo vectorial, es decir de movimiento hacia la derecha..

 La ruta crítica es la secuencia de actividades cuya duración de ejecución es la más larga, por lo que condiciona la duración de la programación.

teresitadejesusmejia

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revision

Mensaje  Admin el Jue Ago 13, 2009 9:13 am

No Teresita, mucha carreta y nada de sintesis Very Happy

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profe no es carreta

Mensaje  teresitadejesusmejia el Jue Ago 13, 2009 4:35 pm

profe, esto es fiel copia de lo que usted escribio.............

PREGUNTAS

Como se planifica un evento

Enumere las etapas del evento

Escriba concepto, funciones y responsabilidades del (en un evento deportivo)
comité organizador
comité administrativo
comité de relaciones públicas
Comité de servicios
Comité académico
comité de secretaría

Perfil profesional del organizador de eventos
Sad Crying or Very sad Crying or Very sad

eso fueron los puntos que usted coloco y dice muy clarito escriba conceptos, funciones y responsabilidades, en ningun lado dice que sintetice .........
Admin escribió:No Teresita, mucha carreta y nada de sintesis Very Happy

teresitadejesusmejia

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