CLASIFICACION, MANUAL Y ORGANIGRAMA

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CLASIFICACION, MANUAL Y ORGANIGRAMA

Mensaje  jonyladino el Mar Jul 28, 2009 11:55 am

*EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Eventos a beneficio.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Cenas de Gala.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Panamericanos.
- Intercolegiales.
- Campeonatos interempresarios.
- Clases abiertas.
- Mundiales

*EVENTOS EN EL CAMPO:
Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios.

*Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.

*Recepciones diplomáticas.

*Día de campo para colegios.



AGENTES QUE INTERVINEN EN LA ELABORACION DE UN EVENTO
Inicialmente nosotros planeamos que evento podríamos hacer, luego clasificamos a los miembros del grupo de acuerdo a sus aptitudes en los diferentes comités y subcomités respectivamente, se conformaron tres comités, el comité organizador, de administración, y de relaciones publicas con sus respectivos coordinadores.
MANUAL DE FUNCIONES 06 de Agosto de 2009



COMITÉ ORGANIZADOR: Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.


COORDINADOR GENERAL: Dich Jonny Ladino Leal

La organización del evento es dirigida por el Coordinador General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.



Su perfil exige: conocimientos de administración, relaciones publicas y excelentes relaciones humanas, Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias.
Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución.

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:
Integrantes del Comité organizador, Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento
Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.
Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.



COMITÉ DE ADMINISTRACION: Liseth Parra


Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.
Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con anterioridad, con el fin de crear expectativa en el publico.
Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de asistencia, diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.
Depende directamente del Coordinador General.


COMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS: Teresita de Jesús Mejia

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.
Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.
Se encarga de administrar y manejar todos los recursos financieros.
Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

Todo esto debe contar con el visto bueno del Coordinador General.
Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

EVALUACION:
En esta última etapa evaluamos los objetivos alcanzados en el desarrollo de la actividad o evento que se llevo a cabo, analizamos las fallas presentadas durante el proceso (antes, durante y después) del evento, para mejorar la calidad del evento realizado.

CONSEJOS PARA UN EVENTO EXITOSO:
El éxito no solo depende de cómo se desarrolle la presentación, también se debe tener en cuenta la planeación y la organización del evento.

Aquí algunos consejos para conseguir su objetivo, y hacer de su evento un momento memorable.

Establezca objetivos claros. Cuanto más sepa acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo será lograrlo. ¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar información o venderles un producto?

Elija el lugar adecuado. Determine primero qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento, localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones del evento en orden de prioridad, le permitirá estar enfocado a la hora de elegir. Visite personalmente los sitios antes de tomar la decisión.

Fije la fecha. Dependiendo del propósito del evento, existen numerosos factores a considerar, (época mas conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas, clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del sitio y otros costos.

Haga un presupuesto. Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista.

Planee como usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo organizar el salón. Tenga en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento (foro, conferencia, panel).

Ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo.

Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular. Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso.

Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención.

Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores



DICH, LISETH, TERESITA

jonyladino

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Buen Aporte

Mensaje  Admin el Miér Ago 12, 2009 4:29 pm

Buenas tardes, buen aporte lol! lol!

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