otras cosas de interés sobre eventos

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otras cosas de interés sobre eventos

Mensaje  ANDREA ALEXANDRA MEJIA CO el Lun Jul 27, 2009 10:54 am

AGENTES QUE INTERVIEN EN UN EVENTO

9. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
o ORGANIZADORES
o Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado
o
10. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
o 3. PARTICIPANTES O INVITADOS
o Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos
o 2. CONFERENCISTAS
o Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

ETAPAS DEL EVENTO
Lo conforma un:
Anteproyecto:
Datos generales del evento

Perfil de los participantes
- Interno, externo, mixto.
- Características y antecedentes.

Declaración de los objetivos y valores a transmitir
- ¿Qué se quiere lograr?
- ¿Por qué y para qué?
- ¿Cómo se va a evaluar?
- Todo objetivo debe ser mensurable.
Proyecto:
Contenidos
- ¿Qué se va a transmitir en el evento?
- Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.

Técnicas
- Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.

Recursos
- Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.

Presupuesto
- Consulta a diferentes proveedores.
- Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas.
- Confección del proyecto.

Logística
- Selección de recursos.
- Departamento creativo.
- Evaluación y diseño de las actividades.
- Diseño de los elementos a utilizar.
- Evaluación de los tiempos de armado y desarme.
- Recursos humanos necesarios.





Decisión
Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.

Evaluación económica
- Si.
- Modificar.
- No.

Preevento
. Reuniones de organización.
. Diseño del timing, story board.
. Logística de armado y desarme.
. Preparación de elementos.
. Diseño y preparación de las actividades.
. Capacitación de los recursos humanos necesarios.
. Supervisión de todos los proveedores.
Evento
Armado
- Recepción de los elementos.
- Supervisión del armado.
- Puesta en escena.

Desarrollo
- Control de la gestión de cada proveedor.
- Dirección general del evento.
- Atención y solución de imprevistos.

Desarme
- Supervisión.
EXTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO
ORGANIGRAMA:

Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un Organigrama.
TIPOS DE ORGANIGRAMA
Organigrama vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad;
Organigrama horizontal: comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
Organigrama circular:
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organización
Organigrama de barras:
Permite representar la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, según el nivel jerárquico
Organigrama clásico:
El mas común de todos los Organigramas y el que presenta características mas importantes de la estructura organizacional. El Organigrama Clásico facilita la codificación de los órganos o las actividades de la organización.

MANUAL DE FUNCIONES
Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.


OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
VENTAJAS
PROCEDIMIENTOS DE UN EVENTO
o El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.
o Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento
o Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
o Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión
o Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones
DEFINICION DE LA POBLACION OBJETO
Según términos generales la población objeto se clasifica como el numero de personas a las cuales va dirigida la prestación del servicio o la venta de un producto según el tipo de necesidades, también conocidas como clientes son uno de los componentes esenciales en el desarrollo de cada una de las acciones económicas que realiza una organización.

ANDREA ALEXANDRA MEJIA CO

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Manual

Mensaje  Admin el Lun Ago 10, 2009 5:13 pm

Esta informaciòn es importante, pero me gustarìa saber donde està el Manual De Funciones de su Organizaciòn (Equipo de Trabajo) y si està mas adelante en otro foro, me disculpo con anticipaciòn. clown

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