Publicación del evento deportivo

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Publicación del evento deportivo

Mensaje  Alcides Aguilera Peña el Mar Ago 25, 2009 6:50 pm

EVENTO DEPORTIVO
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, se tienen en cuenta básicamente cuatro puntos fundamentales:
1. Planificación: Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con que medios contamos, audiencia prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
2. Producción: Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.
3. Explotación: Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.
4. Conclusiones: Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.


Etapas de un evento
 Planeación de un Evento
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar
 Pre - Evento
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.
 Durante el Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en el calendario de actividades y al del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
 Post - Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
Funciones y responsabilidades de los comités.
Comité Organizador
 Identificar las oportunidades de diversas índole que genera el evento
 Establecer la planificación (cronograma, fechas, tareas, actividades, duración y responsables) del evento deportivo
 Nombrar y asignar las comisiones de trabajo
 Seguir y evaluar el cronograma de actividades desarrolladas por las comisiones de trabajo
 Conocer las cuentas e informes de las cuentas de trabajo
 Aprobar el programa (propuesta de temas a tratar, conferencistas, estructura y distribución de actividades)
 Aprobar el presupuesto del evento deportivo.
 Aprobar la campaña publicitaria propuesta para el evento deportivo
 Aprobar las actas del evento
 Guardar relaciones con las instituciones y personalidades de interés para el evento
 Inaugurar y clausurar el evento
 Participar en la salutación y despedida de los asistentes y personalidades
 Conocer y aprobar el informe final.
affraid

Alcides Aguilera Peña

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