conceptos eventos

**Admin** Jue Jul 23, 2009 9:07 am

Buenos dias señores aprendices, de las lecturas anexas por favor analice y responda.
En su correo les adjunto otra informacion
concepto de enventos
clasificacion de eventos
agentes que intervienen en un evento
etapas del evento
estructura general de un evento (organigrama)
Objetivos: general y específico
manual de funciones y procedimientos para la organizacion y realizacion del evento (realice un evento didactico e incluya su respectivo manual de funciones)
definicion de la población objeto
fecha y duración del evento
Nota: Esta es la primera actividad para el modulo organizacion de eventos empresariales, se debe realizar invidual, las evidencia las envian por este medio, donde todos tendra que la información de sus compañeros para que den el concepto sobre el tema y el evento didactico lo van a realizar en equipo de trabajo de 4 personas, este evento se tendra que dar a conecer al grupo en forma simulada, utilice las herramietas que le ofrece Sena, para la simulacion del evento (Auditorio, VideoBeam, HTC, pórtatiles, ambientes...etc.)
Plazo para colgar los conceptos el dia 29 de Julio
Plazo para iniciar con las presentaciones del evento lunes 3 de Agosto
Por favor consulten mas informacíón
Emagister
Scribd
Delta
GestioPolis
MUCHOS EXISTOS

SERVICIOS

ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE EVENTOS Y CONGRESOS
Congresos y seminarios, lanzamientos de productos empresariales, show rooms, ferias, salas de prensa, reuniones y convenciones corporativas.
Planificación y Asesoría
Elaboración del proyecto, presupuesto y cronograma de actividades.
Negociación Sede del Evento (Comparativo de sedes, solicitud de cotizaciones, establecer contacto con la sede del evento para coordinar lo referente a todas las áreas por utilizar, actividades y consumos que se llevarán a cabo en la sede).
Negociación proveedores (aerolíneas, hospedaje, otros).
Elaboración de Propuesta Comercial del Congreso.
Evaluación e informe final del evento.
Asesoría actos sociales (Asesoría al cliente en la organización de la programación de actividades sociales del evento que pueden ser artísticas, recreativas, sociales. Lo cual incluye la coordinación de los actos culturales, la organización del programa, la coordinación de los requerimientos logísticos como sonido, luces o cualquier otro que fuera necesario).

Secretaría Logística
Recepción de llamadas del evento y suministro de información a los interesados.
Asistencia a reuniones de planeación y coordinación del evento.
Labores de secretaría para el evento (cartas, actas, comunicados).
Solicitar cotizaciones y realizar compras.
Informes financieros y de avance del evento.
Cobro de cartera hasta dos meses pasado el evento.

Secretaría Científica
Seguimiento a conferencistas e invitados magistrales en los aspectos logísticos como reservas hoteleras, transporte, documentaciones, reservas aéreas.

Plan de Divulgación
Coordinación bases de datos para la difusión del evento.
Combinación de correspondencia y empaque masivo.
Redacción de piezas tales como: plegables, afiches y otro material de divulgación.
Seguimiento y control de los procesos litográficos y el diseño de las piezas promocionales como plegables, certificados, afiches, escarapelas, etc.
Elaboración de un plan básico de medios.

Protocolo
Asesoría actos protocolarios.
Elaboración de protocolos y libretos acto inaugural y clausura.
Maestría de Ceremonias

Comercialización
Realización base de datos comercial.
Gestión operativa para la comercialización del evento (Se realiza de forma conjunta con el cliente).
Seguimiento comercial, convenios y coordinación de stands.
Coordinación muestra comercial, señalización, pendones, decoración, ambientación y reglamentación.
Consecución de logotipos patrocinadores para sus diferentes aplicaciones.

Logística
Coordinación contratación proveedores.
Coordinación equipos y ayudas audiovisuales.
Coordinación reservas aéreas y hoteleras.
Elaboración o actualización manual de funciones para el personal operativo durante los días del evento y coordinación de la realización de sus funciones durante el mismo.&
Coordinación proceso de inscripciones del evento (elaboración de listados, organización y entrega del material). En este paso aconsejamos el uso de un software especializado en inscripciones.
Evaluación final de la asesoría.
Direccionamiento del montaje y desmontaje del evento.
Cartas de Agradecimiento post- evento.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
El Gabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad universitaria para el apoyo a la preparación de los acontecimientos que se celebran en nuestra Universidad.
A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organización de los mismos.

1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO
Nombre del acontecimiento.

2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA
Con antelación suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto será de por lo menos 3 meses.

3 . PETICIÓN DE SALA
Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente.
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.

4 . EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.
Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.
Persona de contacto D. Enrique Pérez Penedo, director del Gabinete
Teléfono: 965903471.
Ubicación: Biblioteca General
E-mail: gabimatge@ua.es

Imprenta:
Persona de contacto: D. Juan González Pagán, ningún de taller
Teléfono: 965903472.
Ubicación: Pabellón Biotecnología (antiguo edificio Consejo Social)
E-mail: impremta@ua.es
Se deberá proporcionar modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión.
• Debe encargarse el trabajo con suficiente antelación.

5 . ENVÍO DE INVITACIONES
Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).
Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.

6 . PARTE DE MANTENIMIENTO
Se solicitará al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.).

7 . COLABORACIONES
Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.

8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES
Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:
1 . Invitación al acto:
• Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación
• Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir.
• Si la invitación se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretaría para que conste en su agenda (es imprescindible).
2 . Asistencia de autoridades.
• Cuando en los actas a celebrar esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberían ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.

3 . Día del acto:
• Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irán a recoger al rector a su despacho para acompañarle hasta el salón donde se vaya a celebrar.
• El rector o persona en quien delegue deberá tener en la mesa presidencial un guión del desarrollo del acto, y de los momentos en los que habrá de intervenir.

9. OFICINA DE COMUNICACIÓN
Si se desea dar difusión al acontecimiento que se va a celebrar, deberá ponerse en contacto con la Oficina de Comunicación por lo menos una semana antes.
Persona de contacto: Dª. Mª Rosa García Mirasierras, directora
Teléfono: 965903477.
Ubicación: Edificio de Servicios Generales y Rectorado
E-mail: Gabipremsa@ua.es

10 . SERVICIO DE JARDINERÍA
Se aconseja poner en conocimiento del servicio de jardinería, el acontecimiento que se va a celebrar y si se van a hacer recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado.
Persona de Contacto: D. José Luis Romero Lamaignere
Teléfono-Fax:: 965209180.
E-mail: jlromeu@arrakis.es

11 . CONTRATACIÓN DE MENÚS
Si hay comer o cenar después del acontecimiento hay que reservarla con por lo menos una semana de antelación indicando el número de comensales.
Se debe ir al salón para conocer la distribución de las tablas, y organizar el protocolo.
Restaurantes y cafeterías de la universidad de Alicante.

12 . ASISTENCIA DE TUNAS A ACTOS
Ponerse en contacto con el Vicerectorado de Extensión Universitaria para solicitar la asistencia de las mismas.

13 . CONTRATACIÓN DEL TALLER DE IMAGEN
Si se desea la grabación del acto y/o fotos del mismo, se pueden obtener contratando los servicios del Taller de Imagen.
Teléfono: 965903514 / 3515.
Ubicación: Edificio Taller de Imagen
E-mail: info@imatge.ua.es

14 . ORNAMENTACIÓN
El Gabinete de Protocolo podrá asesorar sobre la ornamentación de las diferentes salas: manteles, carteles para tablas presidenciales, ornamentos florales, banderas, disposición de agua en la mesa.
RECURSOS

El Gabinete de Protocolo facilita enlaces tanto internos como externos para la solicitud de los recursos necesarios para la organización de acontecimientos.

RECURSOS INTERNOS
• Taller de Imagen
• Traducciones
o Valenciano
o Otros
• Imprenta
• Mantenimiento
• Reserva de salas
• Alumnos colaboradores con el Gabinete de Protocolo
• Obsequios institucionales
o Gabinete de Protocolo
o Sociedad de Relaciones Internacionales
• Oficina de Comunicación
• Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
• Restaurantes/cafeterías
• Agencia de viajes
• Vestidos académicos
• Tunas
• Sociedad de Relaciones Internacionales

RECURSOS EXTERNOS
• Floristerías
• Restaurantes
• Transportes
• Formato No 004
• OFICINA ASESORA DE
• RELACIONES PÚBLICAS
• Y PROTOCOLO

INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS__ FECHA
DD/ MM/ AA

LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO

No. REQUERIMIENTO ASPECTOS A TENER EN CUENTA

1 Objetivo Definir claramente qué se busca con el evento y qué clase de
evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar

2 Cantidad de invitados Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en
cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de
apoyo, etc.

3 Características que debe
tener el lugar

En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
4 Actividades a realizar
Nos permite determinar si se requieren salones alternos y
ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil,
etc.

5 Personalidades que quiero
que asistan
Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con
tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia
6 Hora Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo,
si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.

7 Fecha Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que
le resten visibilidad

8 IMPORTANTE Los actos que requieran organización protocolaria se
comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo,
siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con
quince días de anticipación.

PROTOCOLO DEL EVENTO

• 1 Banderas Deben estar siempre, para los actos de la Administración
• Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las
• banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes
• presiden y según el espacio.
• 2 Atril Cuando al evento asiste el Señor Alcalde, deben manejarse
• dos atriles.
• 3 Presentador Persona que orienta el evento
• 4 Himnos En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de
• Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado es
• obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca
• 5 Habladores Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la
• mesa principal y en las primeras filas del lugar.
• 6 Orden del día o programa Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según
• el programa de que se trate, se tendrá en cuenta:
• - Los himnos van de mayor a menor.
• - Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que
• primero habla el anfitrión y por último, la persona más
• importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del
• papel de cada uno de los participantes.
• 7 Mesa principal Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel
• color verde billar.
• En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto.
• Siempre será en número impar.
• LOGÍSTICA DEL EVENTO
• 1 Sonido Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere
• mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de
• dar inicio al evento.
• 2 Tarima Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio
• de las actividades a desarrollar.
• 3 Ayudas audiovisuales Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales
• requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes
• de iniciar el evento y que el video beam no se debe utilizar en
• espacios abiertos con luz día.
• 4 Sillas, mesas y manteles Dependen del número de invitados y las actividades a realizar
• 5 Flores Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal
• podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde
• de la tarima. Nunca encima.
• 6 Invitaciones El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina
• Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo.
• Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del
• evento.
• 7 Listado de invitados Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible,
• confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento.
• 8 Transporte En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el
• público asistente.
• 9 Alimentación Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de
• invitados.
• 10 Equipos de comunicación En caso de que el personal de logística lo requiera para
• garantizar el normal desarrollo del evento.
• 11 Seguridad y equipos de
• emergencia
• Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la
• actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de Gobierno,
• Convivencia y Seguridad Ciudadana.
• 12 Material POP Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través
• de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso
• necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas,
• volantes, etc).

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Alcides Aguilera Peña Jue Jul 23, 2009 11:47 am

Hola buenos días a todos,
A continuación vean el desarrollo y la socialización del tema eventos, espero esta información sea de su completo agrado y pues si tienen críticas constructivas o algo que complementar o añadir a mi tema escríbanlo, dice así:

Evento
Suceso o acontecimiento realizado con diferentes fines, algunos de ellos para realizar negociaciones, hacer reconocimientos, entre otros.
Para lograr organizar un evento se deben tener en cuenta muchos aspectos que van desde reunir personas o asistentes, tener en cuenta la parte logística, invitaciones, crear cronograma de actividades, es decir, hacer una planeación cuidadosa que facilite el desarrollo de la actividad o evento.

Los eventos sociales o populares tienen como motivo la diversión, en cambio los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, incentivación, la capacitación y el trabajo.

Clasificación
Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de origen (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática que pueden ser sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en diferentes tipos de eventos.

Espero este tema lo logremos socializar de la mejor manera. Adelante.

oscar ivan gutierrez Vie Jul 24, 2009 12:03 pm

CONCEPTO DE EVENTOS: Smile

En el ámbito empresarial Y/O profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.
CLASIFICACION DE EVENTOS:
Los eventos se dividen principalmente en tres, los cuales son:

LOS EVENTOS SOCIALES: estos buscan principalmente la diversión del publico o de los invitados, a este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.

EVENTOS CORPORATIVOS: que van encaminados completamente a incentivar, promover, capacitar, promocionar y comunicar a las empresas y sus diferentes públicos. Este requiere de una buena presentación, se busca una persona que guie el evento evento.

EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como fiestas, festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.

La clasificación de eventos se separa según su tipo o temática, esta clasificación se encuentra dividida por: Su tamaño; en pequeños, medianos, grandes y mega eventos, El lugar de desarrollo, Eventos sociales, cuando son al aire libre o en lugares cerrados, de tipo populares, religiosos, los culturales, los deportivos, los empresariales o corporativos.

COMO ORGANIZAR UN EVENTO “organigrama”:
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como que tipo de acto se requiere realizar, a quien va dirigido, que objetivo se requiere conseguir o que fecha seria la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la etapa de preparación, que son todas las acciones que se han de realizar antes de la ejecución del acto para que este se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa por que hay que encargarse de cosas diferentes, el listo de punto a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento

• Elaboración de la lista de invitados
• Envió de las invitaciones correspondientes
• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
• Contratación de catering
• Contratación de un ambiente musical
• Decoración del local
• Contratación de trasmisiones
o Micrófono y atril, en caso posible de discurso
o Telefonía fija y móvil
o Proyectos
o Etc...
• Compra de posibles obsequios a los asistentes
• Contratación de azafatas o interpretes
• Etc.…
Como podrá comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
1.
o ORGANIZADORES
o Son personas que se encargan de la organización y son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado
2.
o PARTICIPANTES O INVITADOS
o Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos
o
o CONFERENCISTAS
o Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.

ETAPAS DE UN EVENTO
Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento son:

• PLANEACIÓN DE UN EVENTO
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar

• PRE - EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

• DURANTE EL EVENTO
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

• POST - EVENTO
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

OBJETIVOS DE UN EVENTO:
Incentivo de Empresa.
Cómo premios de reconocimiento al personal.
Cómo regalo para los mejores clientes o proveedores.
Toma de decisiones
Motivación
Dinámica de equipo

Descubrir cualidades individuales
Establecer el apoyo mutuo y la colaboración
Fomentar la comunicación
Desarrollar la figura del líder
Integrar personalidades
Crear entusiasmo

OBJETIVOS CORPORATIVOS:
Revitalizar el ánimo de un grupo o de toda la empresa con unas horas de relax y esparcimiento guiados por un profesional.
Participar de minis regatas entre distintos departamentos de la empresa.
Estimular la productividad y desarrollar interacciones entre equipos. lol!

liborio martinez casalta Lun Ago 03, 2009 12:32 pm

Admin escribió:Buenos dias señores aprendices, de las lecturas anexas por favor analice y responda.
En su correo les adjunto otra informacion
concepto de enventos
clasificacion de eventos
agentes que intervienen en un evento
etapas del evento
estructura general de un evento (organigrama)
Objetivos: general y específico
manual de funciones y procedimientos para la organizacion y realizacion del evento (realice un evento didactico e incluya su respectivo manual de funciones)
definicion de la población objeto
fecha y duración del evento
Nota: Esta es la primera actividad para el modulo organizacion de eventos empresariales, se debe realizar invidual, las evidencia las envian por este medio, donde todos tendra que la información de sus compañeros para que den el concepto sobre el tema y el evento didactico lo van a realizar en equipo de trabajo de 4 personas, este evento se tendra que dar a conecer al grupo en forma simulada, utilice las herramietas que le ofrece Sena, para la simulacion del evento (Auditorio, VideoBeam, HTC, pórtatiles, ambientes...etc.)
Plazo para colgar los conceptos el dia 29 de Julio
Plazo para iniciar con las presentaciones del evento lunes 3 de Agosto
Por favor consulten mas informacíón
Emagister
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Delta
GestioPolis
MUCHOS EXISTOS

SERVICIOS

ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE EVENTOS Y CONGRESOS
Congresos y seminarios, lanzamientos de productos empresariales, show rooms, ferias, salas de prensa, reuniones y convenciones corporativas.
Planificación y Asesoría
Elaboración del proyecto, presupuesto y cronograma de actividades.
Negociación Sede del Evento (Comparativo de sedes, solicitud de cotizaciones, establecer contacto con la sede del evento para coordinar lo referente a todas las áreas por utilizar, actividades y consumos que se llevarán a cabo en la sede).
Negociación proveedores (aerolíneas, hospedaje, otros).
Elaboración de Propuesta Comercial del Congreso.
Evaluación e informe final del evento.
Asesoría actos sociales (Asesoría al cliente en la organización de la programación de actividades sociales del evento que pueden ser artísticas, recreativas, sociales. Lo cual incluye la coordinación de los actos culturales, la organización del programa, la coordinación de los requerimientos logísticos como sonido, luces o cualquier otro que fuera necesario).

Secretaría Logística
Recepción de llamadas del evento y suministro de información a los interesados.
Asistencia a reuniones de planeación y coordinación del evento.
Labores de secretaría para el evento (cartas, actas, comunicados).
Solicitar cotizaciones y realizar compras.
Informes financieros y de avance del evento.
Cobro de cartera hasta dos meses pasado el evento.

Secretaría Científica
Seguimiento a conferencistas e invitados magistrales en los aspectos logísticos como reservas hoteleras, transporte, documentaciones, reservas aéreas.

Plan de Divulgación
Coordinación bases de datos para la difusión del evento.
Combinación de correspondencia y empaque masivo.
Redacción de piezas tales como: plegables, afiches y otro material de divulgación.
Seguimiento y control de los procesos litográficos y el diseño de las piezas promocionales como plegables, certificados, afiches, escarapelas, etc.
Elaboración de un plan básico de medios.

Protocolo
Asesoría actos protocolarios.
Elaboración de protocolos y libretos acto inaugural y clausura.
Maestría de Ceremonias

Comercialización
Realización base de datos comercial.
Gestión operativa para la comercialización del evento (Se realiza de forma conjunta con el cliente).
Seguimiento comercial, convenios y coordinación de stands.
Coordinación muestra comercial, señalización, pendones, decoración, ambientación y reglamentación.
Consecución de logotipos patrocinadores para sus diferentes aplicaciones.

Logística
Coordinación contratación proveedores.
Coordinación equipos y ayudas audiovisuales.
Coordinación reservas aéreas y hoteleras.
Elaboración o actualización manual de funciones para el personal operativo durante los días del evento y coordinación de la realización de sus funciones durante el mismo.&
Coordinación proceso de inscripciones del evento (elaboración de listados, organización y entrega del material). En este paso aconsejamos el uso de un software especializado en inscripciones.
Evaluación final de la asesoría.
Direccionamiento del montaje y desmontaje del evento.
Cartas de Agradecimiento post- evento.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
El Gabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad universitaria para el apoyo a la preparación de los acontecimientos que se celebran en nuestra Universidad.
A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organización de los mismos.

1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO
Nombre del acontecimiento.

2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA
Con antelación suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto será de por lo menos 3 meses.

3 . PETICIÓN DE SALA
Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente.
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.

4 . EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.
Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.
Persona de contacto D. Enrique Pérez Penedo, director del Gabinete
Teléfono: 965903471.
Ubicación: Biblioteca General
E-mail: gabimatge@ua.es

Imprenta:
Persona de contacto: D. Juan González Pagán, ningún de taller
Teléfono: 965903472.
Ubicación: Pabellón Biotecnología (antiguo edificio Consejo Social)
E-mail: impremta@ua.es
Se deberá proporcionar modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión.
• Debe encargarse el trabajo con suficiente antelación.

5 . ENVÍO DE INVITACIONES
Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).
Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.

6 . PARTE DE MANTENIMIENTO
Se solicitará al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.).

7 . COLABORACIONES
Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.

8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES
Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:
1 . Invitación al acto:
• Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación
• Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir.
• Si la invitación se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretaría para que conste en su agenda (es imprescindible).
2 . Asistencia de autoridades.
• Cuando en los actas a celebrar esté prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberían ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa.

3 . Día del acto:
• Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irán a recoger al rector a su despacho para acompañarle hasta el salón donde se vaya a celebrar.
• El rector o persona en quien delegue deberá tener en la mesa presidencial un guión del desarrollo del acto, y de los momentos en los que habrá de intervenir.

9. OFICINA DE COMUNICACIÓN
Si se desea dar difusión al acontecimiento que se va a celebrar, deberá ponerse en contacto con la Oficina de Comunicación por lo menos una semana antes.
Persona de contacto: Dª. Mª Rosa García Mirasierras, directora
Teléfono: 965903477.
Ubicación: Edificio de Servicios Generales y Rectorado
E-mail: Gabipremsa@ua.es

10 . SERVICIO DE JARDINERÍA
Se aconseja poner en conocimiento del servicio de jardinería, el acontecimiento que se va a celebrar y si se van a hacer recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado.
Persona de Contacto: D. José Luis Romero Lamaignere
Teléfono-Fax:: 965209180.
E-mail: jlromeu@arrakis.es

11 . CONTRATACIÓN DE MENÚS
Si hay comer o cenar después del acontecimiento hay que reservarla con por lo menos una semana de antelación indicando el número de comensales.
Se debe ir al salón para conocer la distribución de las tablas, y organizar el protocolo.
Restaurantes y cafeterías de la universidad de Alicante.

12 . ASISTENCIA DE TUNAS A ACTOS
Ponerse en contacto con el Vicerectorado de Extensión Universitaria para solicitar la asistencia de las mismas.

13 . CONTRATACIÓN DEL TALLER DE IMAGEN
Si se desea la grabación del acto y/o fotos del mismo, se pueden obtener contratando los servicios del Taller de Imagen.
Teléfono: 965903514 / 3515.
Ubicación: Edificio Taller de Imagen
E-mail: info@imatge.ua.es

14 . ORNAMENTACIÓN
El Gabinete de Protocolo podrá asesorar sobre la ornamentación de las diferentes salas: manteles, carteles para tablas presidenciales, ornamentos florales, banderas, disposición de agua en la mesa.
RECURSOS

El Gabinete de Protocolo facilita enlaces tanto internos como externos para la solicitud de los recursos necesarios para la organización de acontecimientos.

RECURSOS INTERNOS
• Taller de Imagen
• Traducciones
o Valenciano
o Otros
• Imprenta
• Mantenimiento
• Reserva de salas
• Alumnos colaboradores con el Gabinete de Protocolo
• Obsequios institucionales
o Gabinete de Protocolo
o Sociedad de Relaciones Internacionales
• Oficina de Comunicación
• Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica
• Restaurantes/cafeterías
• Agencia de viajes
• Vestidos académicos
• Tunas
• Sociedad de Relaciones Internacionales

RECURSOS EXTERNOS
• Floristerías
• Restaurantes
• Transportes
• Formato No 004
• OFICINA ASESORA DE
• RELACIONES PÚBLICAS
• Y PROTOCOLO

INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS__ FECHA
DD/ MM/ AA

LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO

No. REQUERIMIENTO ASPECTOS A TENER EN CUENTA

1 Objetivo Definir claramente qué se busca con el evento y qué clase de
evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar

2 Cantidad de invitados Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en
cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de
apoyo, etc.

3 Características que debe
tener el lugar

En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
4 Actividades a realizar
Nos permite determinar si se requieren salones alternos y
ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil,
etc.

5 Personalidades que quiero
que asistan
Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con
tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia
6 Hora Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo,
si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.

7 Fecha Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que
le resten visibilidad

8 IMPORTANTE Los actos que requieran organización protocolaria se
comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo,
siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con
quince días de anticipación.

PROTOCOLO DEL EVENTO

• 1 Banderas Deben estar siempre, para los actos de la Administración
• Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las
• banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes
• presiden y según el espacio.
• 2 Atril Cuando al evento asiste el Señor Alcalde, deben manejarse
• dos atriles.
• 3 Presentador Persona que orienta el evento
• 4 Himnos En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de
• Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado es
• obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca
• 5 Habladores Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la
• mesa principal y en las primeras filas del lugar.
• 6 Orden del día o programa Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según
• el programa de que se trate, se tendrá en cuenta:
• - Los himnos van de mayor a menor.
• - Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que
• primero habla el anfitrión y por último, la persona más
• importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del
• papel de cada uno de los participantes.
• 7 Mesa principal Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel
• color verde billar.
• En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto.
• Siempre será en número impar.
• LOGÍSTICA DEL EVENTO
• 1 Sonido Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere
• mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de
• dar inicio al evento.
• 2 Tarima Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio
• de las actividades a desarrollar.
• 3 Ayudas audiovisuales Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales
• requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes
• de iniciar el evento y que el video beam no se debe utilizar en
• espacios abiertos con luz día.
• 4 Sillas, mesas y manteles Dependen del número de invitados y las actividades a realizar
• 5 Flores Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal
• podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde
• de la tarima. Nunca encima.
• 6 Invitaciones El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina
• Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo.
• Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del
• evento.
• 7 Listado de invitados Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible,
• confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento.
• 8 Transporte En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el
• público asistente.
• 9 Alimentación Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de
• invitados.
• 10 Equipos de comunicación En caso de que el personal de logística lo requiera para
• garantizar el normal desarrollo del evento.
• 11 Seguridad y equipos de
• emergencia
• Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la
• actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de Gobierno,
• Convivencia y Seguridad Ciudadana.
• 12 Material POP Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través
• de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso
• necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas,
• volantes, etc).
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liborio martinez casalta Lun Ago 03, 2009 12:43 pm

CENTRO DE PRODUCCION Y TRANSFORMACION AGROINDUSTRIAL DE LA ORINOQUIA

NOMBRE:
LIBORIO MARTINEZ CASALTA

TUTORA: ISABEL SANCHEZ

TEMA:
DEFINICION DE EVENTO

PUERTO CARREÑO
SENA REGIONAL- VICHADA
2009

1. Eventos
Es una actividad social o empresarial determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros
• Un festival, por ejemplo, un evento musical
• Una ceremonia, por ejemplo, una boda
• Una competición, por ejemplo, un torneo deportivo
• Una fiesta, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños
• Una convención, por ejemplo, una convención política

2. Clasificación de eventos
Los eventos se clasifican a partir de diferentes criterios que son:
EVENTOS CULTURALES
EVENTOS DEPORTIVOS
• Festivales
• Acto culturales
• Conmemoraciones
• Espectáculos artísticos
• Muestras de artes
• Fiestas de colectividad
• Presentación de un libro
• Presentación de una obras etc.

EVENTOS RELIGIOSOS
• Bautismo
• Comunión
• Casamiento
• Navidad
• Pascua
• Convivencias

EVENTO SOCIALES
• Cumpleaños
• Aniversario
• Fiesta de despedida
• Evento infantiles
• Día del niños
• fiesta de fin de año
• pequeñas sorpresas

EVENTO DEPORTIVO
• Torneos
• Competencias
• Olimpiadas
• Intercolegiales
• Mundiales

3. Agente que intervinieron en un evento

Son aquella persona que esta muy atento en el evento.
•Participante o invitado
Quien asisten como receptores y a quien va dirigido el tema
•Conferencista
Quien tiene a su cargo la parte técnica o académica.
•Organizadores
Son las persona que se encarga de organización y son los directo responsable de la ejecución del evento.

4. Etapa del Evento
Son los procesos que debemos tener encuenta cuando vamos a realizar un evento. Etapas clave para la realización del evento son las siguientes:
• Ante proyecto
• Proyecto
• Decisión
• Preevento
• Evento
• Postevento

5. Estructura general de un evento
Una vez claro el tipo de evento comienza la etapa de preparación, que son todas las acciones que se han de realizar antes de la ejecución del acto para que este se desarrolle satisfactoriamente. Todos los eventos tienes su propia estructura.

6. Objetivos general o específico de un evento
El objetivo es donde se identifica la finalidad hacia la cual debe dirigirse el recurso y el esfuerzo para dar cumplimiento los propósitos. A continuación les muestro algunos objetivos del evento. Son los siguientes.
• Motivar
• publicar
• Planear
• Establecer
• Organizar etc.
Esos son los objetivos de un evento.

7. Manual de función o procedimiento para la organización de un evento
Instrumento administrativo que contiene en forma explicita, ordenada y sistemática información sobre objetivo y políticas de la cualquier institución o empresa. Cada organización o empresa tiene su manual o estatuto para llevar a cabo un buen manejo administrativo.
8. Definición de la población objetiva
La población objetiva se centra especialmente la persona que participa en el evento, o participantes tanto hombres como mujeres ellos son la población objetiva.
9. Fecha y duración del evento
El evento demora de acuerdo las políticas que trabajan una empresa o institución.

alejo diaz romero Mar Ago 25, 2009 4:12 pm

¿Qué es un evento?
Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia , una competición, una convención.
Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periocidad establecida.

STEPHEN ROBBINS (1996)
Como una unidad social conscientemente coordinada, compuesta por dos o mas personas, que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes.

MARCH Y SIMON (1958)
Afirman que la organizaciones son un ensamble de seres humanos que interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen algún sistema de coordinacion central.
ORGANIZACIÓN
La palabra organización tiene tres acepciones; la primera etimológicamente, proviene del Griego órganon que significa instrumento.
Otra como una entidad o grupo social.
Y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.
ORGANIZAR
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

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